Tạo email theo tên miền riêng công ty bằng cách nào?

Hiện nay, xu hướng các cá nhân, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, bán hàng sử dụng email theo tên miền riêng đang ngày càng trở nên phổ biến. Điều này xuất phát từ những lợi ích của email theo tên miền mang lại cho người sử dụng mà giá trị lợi ích nổi bật nhất phải kể đến đó là thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, làm gia tăng mức độ tin cậy đối với khách hàng. Khách hàng sẽ cảm thấy tin tưởng và yên tâm hơn khi tìm hiểu được những thông tin của doanh nghiệp, về sản phẩm, dịch vụ bằng cách truy cập vào website thông qua tên miền hoặc nhận được những nội dung thư điện tử trao đổi, quảng cáo, mua bán, giao dịch có gắn với một tên miền cụ thể phía sau, đặc biệt là những tên miền đi kèm với thương hiệu công ty. Ví dụ như: sale@phuongnamvina.com hoặc kythuat@phuongnamvina.vn. Vậy thì tạo email theo tên miền riêng công ty bằng cách nào để có thể đưa vào sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao dịch, kinh doanh và bán hàng của doanh nghiệp?

Cách lập email theo tên miền riêng công ty như thế nào?

Bạn đã được nghe nói, nhìn thấy hoặc trực tiếp sử dụng nhưng có thể bạn vẫn chưa biết rõ về email tên miền. Để có thể tạo lập và sử dụng email chạy bằng đuôi tên miền riêng, bạn cần phải chuẩn bị 2 yếu tố cần thiết là: tên miền chạy email và dịch vụ lưu trữ dữ liệu mail.

1. Tên miền

Tên miền (hay domain) là một trong hai điều kiện cần để sử dụng mail nên chắc chắn bạn sẽ phải lựa chọn đăng ký. Khi lựa chọn tên miền để chạy mail, bạn nên chọn những tên miền gắn với thương hiệu công ty hoặc lĩnh vực kinh doanh chính của doanh nghiệp mình. Vì khi tiếp nhận thư điện tử, khách hàng sẽ dễ dàng nhận diện được bạn là ai, công ty bạn là gì và có thể hình dung được lĩnh vực mà doanh nghiệp bạn kinh doanh. Ví dụ: sale@phuongnamvina.com, thanhhuyen@phuongnamvina.vn,...

Điều này sẽ giúp cho người tiếp nhận email cảm thấy yên tâm hơn về nội dung mà bạn trao đổi trong đó. Việc lựa chọn tên miền chạy email cũng khá quan trọng vì nó có thể sẽ ảnh hưởng đến các quyết định hợp tác, mua hàng,…của người tiếp nhận thông tin mail.

Ngoài ra, nếu bạn có định hướng thiết kế trang web chuyên nghiệp để hoạt động trong tương lai thì cũng nên lựa chọn những tên miền có thể đáp ứng thêm một số tiêu chí liên quan đến vấn đề website như: (1) Tên miền ngắn gọn, dễ đọc, dễ nhớ, dễ hình dung. (2) Tên miền có ý nghĩa. (3) Tên miền phổ biến. (4) Tên miền hỗ trợ để làm SEO và một số tiêu chí khác. Về vấn đề lựa chọn tên miền để thiết kế website, bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết: Cách chọn tên miền website đẹp và hợp lý.

2. Dịch vụ lưu trữ dữ liệu mail

Đây là yếu tố thứ 2 mà bạn cần phải chuẩn bị để có thể sử dụng email theo tên miền công ty. Bạn có thể lựa chọn dịch vụ lưu trữ mail miễn phí hoặc dịch vụ lưu trữ mail chuyên nghiệp có phí. Hiện nay vẫn có những dịch vụ lưu trữ mail theo tên miền miễn phí của Google và một số doanh nghiệp khác cung cấp. Tuy nhiên để có thể tạo lập email theo tên miền riêng miễn phí thì thủ tục và các bước khởi tạo khá phức tạp, rườm rà vì còn liên quan đến việc xác minh tên miền, cấu hình DNS tên miền và những vấn đề sau đó. Nếu bạn không rành về chuyên môn công nghệ thông tin thì sẽ rất khó có thể khởi tạo và sử dụng như ý mình mong muốn.

Bên cạnh đó, dịch vụ lưu trữ mail miễn phí sẽ giới hạn dung lượng sử dụng ở mức nhỏ, đến một thời điểm nào đó trong tương lai gần bạn cũng sẽ phải trả phí thì mới có thể tiếp tục sử dụng. Thực tế thì sẽ không có sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp nào cung cấp miễn phí theo đúng nghĩa cho người dùng cả.

Để giải quyết vấn đề này một cách đơn giản thì tốt nhất là bạn nên dùng dịch vụ lưu trữ email chuyên nghiệp, vừa không mất thời gian, vừa đáp ứng được nhu cầu sử dụng mail theo mục đích mà chi phí cũng không nhiều. Không phải ngẫu nhiên mà các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp đang sử dụng email theo tên miền hiện nay chấp nhận đầu tư kinh phí để mua các gói dịch vụ Email Server chuyên nghiệp phục vụ cho công việc kinh doanh, bán hàng.

Bạn có thể xem xét lựa chọn các gói dịch vụ lưu trữ dữ liệu mail theo nhu cầu sử dụng, ban đầu có thể dùng gói dịch vụ lưu trữ nhỏ và trong quá trình sử dụng nếu cần thì có thể nâng cấp lên gói cao hơn. Sử dụng Email Server cho phép bạn có thể sao lưu dữ liệu ra máy tính hoặc ổ cứng bên ngoài và phục hồi lại bất cứ khi nào. 

Khởi tạo và sử dụng email công ty bằng cách nào?

Sau khi bạn đã lựa chọn đăng ký tên miền và dịch vụ lưu trữ dữ liệu mail với nhà cung cấp xong thì sẽ bắt đầu tiến hành khởi tạo và sử dụng email. Nếu bạn đăng ký với nhà cung cấp nào thì sẽ được kỹ thuật viên của công ty đó hướng dẫn cách khởi tạo và sử dụng Server Mail. Bạn có thể tham khảo sơ qua tài liệu kèo theo video hướng dẫn cách khởi tạo, quản trị và sử dụng Email Server của kỹ thuật viên công ty Phương Nam Vina chúng tôi chia sẻ tại bài viết: Hướng dẫn cách khởi tạo email trên Server.

Nếu bạn không muốn tự thực hiện thì có thể nhờ nhân viên kỹ thuật hỗ trợ khởi tạo và gửi thông tin đăng nhập cho bạn sử dụng. Về cơ bản thì các thao tác quản trị cũng như sử dụng email tên miền khá đơn giản, tương tự như cách bạn dùng Gmail hay Yahoo mail. Công việc sau đó của bạn chỉ đơn giản là truy cập vào trang thư điện tử của mình và bắt đầu sử dụng email theo tên miền công ty.

Trên đây là một số vấn đề chia sẻ liên quan đến các yếu tố cần chuẩn bị cũng như cách thức tạo lập để có thể sử dụng email theo tên miền công ty. Việc tạo email theo tên miền riêng hiện nay là cần thiết nếu bạn đã và đang làm kinh doanh thường sử dụng email để giao dịch. Nếu bạn có nhu cầu lập mail công ty theo tên miền, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên viên Công ty Phương Nam Vina hoặc gọi số điện thoại Hotline: 0912817117, 0915101017 để được hỗ trợ tư vấn thêm thông tin. Xin cảm ơn và kính chào!