Tìm hiểu về những lợi ích khi sử dụng email theo tên miền

Email tên miền thường sử dụng server lưu trữ dữ liệu chuyên nghiệp (email server) đang dần trở nên phổ biến đối với các cá nhân, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh và bán hàng. Email server là một hệ thống mail chuyên phục vụ cho các giao dịch thư điện tử trực tuyến của doanh nghiệp với khách hàng. Sử dụng email theo tên miền sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho các cá nhân và doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, có thể kể đến như: thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc, làm tăng mức độ tin cậy, sự uy tín đối với khách hàng, phòng chống spam mail, dễ dàng quản lý,…. Tuy nhiên có thể bạn vẫn chưa hiểu email tên miền là gì và những lợi ích của email theo tên miền mang lại cho người sử dụng như thế nào?

Email theo tên miền là gì?

Email theo tên miền thường có dạng: tênmail@tênmiền. Ví dụ công ty Phương Nam Vina đăng ký tên miền website là: phuongnamvina.vn. Công ty muốn tạo email dành cho 3 bộ phận sử dụng bao gồm: kinh doanh, kế toán, nhân sự thì các email theo tên miền sẽ có dạng: kinhdoanh@phuongnamvina.vn, ketoan@phuongnamvina.vn, nhansu@phuongnamvina.vn. Để có thể sử dụng email tên miền thì cần phải có 2 yếu tố đó là tên miền và dịch vụ lưu trữ mail (Server Mail). Về vấn đề lựa chọn tên miền hợp lý để đăng ký và sử dụng email lâu dài trong tương lai, bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài viết: Hướng dẫn cách chọn tên miền phù hợp lĩnh vực kinh doanh. Dịch vụ lưu trữ Email Server thường sẽ có một tài khoản quản trị cao nhất, có quyền tạo thêm người dùng mới, chỉnh sửa, xóa bỏ,…các user mail trong hệ thống. Để đăng nhập vào hệ thống quản trị Email Server thì cần phải có tài khoản bảo gồm URL đăng nhập, User và Password.

Email tên miền có thể sử dụng trên công cụ và thiết bị nào?

Các mail thuộc hệ thống Email Server có thể truy cập trực tiếp trên trình duyệt web như Chrome, Firefox, Cốc Cốc,…hoặc cũng có thể cài đặt trên các phần mềm mail chuyên dụng như Microsoft Outlook, Outlook Express. Bạn có thể truy cập vào sử dụng email bằng nhiều thiết bị như máy tính bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại di động,…rất đơn giản và thuận tiện mọi lúc mọi nơi, miễn là có kết nối mạng Internet. Bạn có thể tham khảo thêm tài liệu: Hướng dẫn cách cài đặt email trên Outlook 2007 và 2010.

Vì sao các doanh nghiệp nên sử dụng email theo tên miền?

Sử dụng email theo tên miền sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công việc kinh doanh và bán hàng. Chính vì vậy mà hiện nay email tên miền ngày càng trở nên phổ biến. Các cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn sử dụng email tên miền ngày càng nhiều. Một số lợi ích thiết thực của email tên miền mang lại có thể kể đến như:

- Sử dụng hệ thống email theo tên miền sẽ giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng quản lý một cách tập trung vấn đề giao dịch thư điện tử đối với khách hàng và đối tác. Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát nội dung email của nhân viên các bộ phận đã gửi hoặc nhận, đảm bảo tính bảo mật cho thông tin nội bộ công ty. Nhân viên quản trị hệ thống Server Mail có thể xóa bỏ, chỉnh sửa, đổi mật khẩu các email trong hệ thống trong trường hợp có thay đổi về nhân sự hoạt động.

- Email theo tên miền thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín, làm tăng mức độ tin cậy của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Khách hàng sẽ không còn phải hoài nghi về tính xác thực về nội dung của những email mà họ nhận được. Điều này hỗ trợ cho công việc kinh doanh của bạn tốt hơn nhiều so với việc sử dụng những email miễn phí thông thường như gmail, yahoo, vnn. Hãy thử hình dung khi bạn nhận được nội dung thư điện tử được gửi từ 3 email khác nhau: sale.phuongnam@gmail.com, sale.phuongnam@yahoo.com, sale@phuongnamvina.vn. Nếu là người tiếp nhận thư, bạn sẽ tin tưởng nội dung được gửi từ email nào hơn?

- Sử dụng email theo tên miền giúp cho bạn không còn phải lo lắng về vấn đề hacker, đối thủ cạnh tranh hoặc các đối tượng xấu sử dụng email mạo danh (gmail, yahoo mail) nhằm phá hoại thanh danh, uy tín của doanh nghiệp bạn vì đơn giản tên miền bạn đăng ký chỉ có một mà thôi. Nếu bạn đã đăng ký tên miền và tạo email rồi thì không thể "nhái" một email thứ 2 có tên miền như vậy được. 

- Khi sử dụng Email Server, bạn có thể cài đặt giới hạn dung lượng cho các mail trong hệ thống, nhiều hay ít sẽ do bạn cân nhắc và quyết định để đảm bảo tính thông suốt và ổn định. Bên cạnh đó, Server Mail hỗ trợ cài đặt Tiếng Việt, chức năng chuyển tiếp mail, tự động trả lời, lọc email, chặn email lạ, chống Spam,…rất có ích cho quá trình sử dụng và vận hành hệ thống.

- Sử dụng Email Server sẽ không bị giới hạn về dung lượng (tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp và lựa chọn), các mail không bị liệt kê vào blacklist, thư gửi đi sẽ không rơi vào mục Spam, không xảy ra tình trạng khó gửi và nhận như các email miễn phí thông thường. Bên cạnh đó, các email đã gửi và nhận có thể dễ dàng sao lưu ra bên ngoài (bộ nhớ máy tính, ổ cứng di động) hoặc phục hồi vào bất cứ thời điểm nào bạn muốn.

Đến đây thì bạn cũng đã có thể hiểu được thế nào là email theo tên miền và những lợi ích của email tên miền mang lại cho các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nếu đăng ký sử dụng. Việc có dùng email theo tên miền hay không còn tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu sử dụng, quy mô hoạt động kinh doanh của các cá nhân, doanh nghiệp. Tuy nhiên, lời khuyên của chúng tôi là nếu điều kiện cho phép thì bạn nên sử dụng email theo tên miền riêng công ty để thực hiện giao dịch với các đối tác, khách hàng vì như vậy sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp trong công việc của doanh nghiệp bạn và làm tăng mức độ tin tưởng đối với người tiếp nhận thư điện tử khi giao dịch.

Nếu bạn có nhu cầu đăng ký tên miền và sử dụng dịch vụ email server, hãy liên hệ với đội ngũ nhân viên của Công ty Phương Nam Vina chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn lựa chọn sử dụng các gói dịch vụ email tên miền phù hợp với giá hợp lý. Hiện tại, Phương Nam Vina đang áp dụng chương trình ưu đãi miễn phí tên miền quốc tế và giảm giá 10% cho quý khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ email server. Như vậy, bạn chỉ cần đăng ký dịch vụ lưu trữ email là đã có thể sở hữu riêng một hệ thống mail theo tên miền chuyên nghiệp để phục vụ công việc lâu dài. Bạn có thể tham khảo bảng giá các gói dịch vụ lưu trữ email của công ty Phương Nam Vina đang áp dụng Tại Đây. Xin cảm ơn!

Tham khảo thêm: 

• Email và những lợi ích khi sử dụng Email
• Tạo email theo tên miền riêng công ty bằng những cách nào?